Zapraszamy do składania ofert na przeprowadzenie finansowego audytu zewnętrznego za rok 2021.

Zamawiający:

Fundacja Civis Polonus, z siedzibą pod adresem: 00-585 Warszawa
ul. Bagatela 10 lok. 34a i 47, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. Stołecznego Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000190972.

www: http://civispolonus.org.pl/

tel: 22 827 52 49

mail: fundacja@civispolonus.org.pl

Postępowanie prowadzone jest w ramach Programu Równać Szanse realizowanego przez Fundację Civis Polonus. Program ma charakter edukacyjno-oświatowy, a jego celem jest wspieranie lokalnych inicjatyw społecznych w zakresie wyrównywania szans na dobry start w dorosłe życie młodzieży z terenów wiejskich i małych miast (do 20.000 mieszkańców), zwany dalej Programem.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia finansowego audytu zewnętrznego za rok 2021.

Termin przeprowadzenia audytu: 19 kwietnia 2022 do 22 maja 2022 roku.

2. Zakres audytu:

Ocenie audytora podlega prawidłowość realizowania wydatków sfinansowanych z różnych źródeł przychodów oraz ich rzetelne dokumentowanie w okresie od 1 stycznia 2021 r do 31 grudnia 2021 r. poprzez zweryfikowanie próby dowodów księgowych o najwyższych wartościach finansowych, dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadań/projektów z różnych źródeł finansowania.

Ocenie audytora podlega w szczególności prawidłowość:

• realizowania wydatków zgodnie z warunkami umów o dofinansowanie, w tym w zakresie procedur udzielania zamówień, monitorowania wydatków oraz terminowości płatności;

• udokumentowania wydatków zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o rachunkowości, procedurami kontroli wewnętrznej i wymogami umów o dofinasowanie,

• ewidencji dowodów księgowych zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz wymogami umów o dofinasowanie w zakresie wyodrębnionej ewidencji księgowej,

• prowadzenia i archiwizowania dokumentacji wydatków zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o rachunkowości, procedurami kontroli wewnętrznej i wymogami umów o dofinasowanie.

Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z postanowieniami krajowych standardów usług atestacyjnych.

3. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się podmioty:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,

2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie objętym zaproszeniem, np. audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych lub prywatnych darczyńców, audytowania jednostek OPP, audytowania kontroli wewnętrznej (przynajmniej 3 zadania/projekty),

3. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie finansowego audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów potwierdzających wymagane doświadczenie w zakresie objętym zaproszeniem,

2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

W/w dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.

Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:

1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,

2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

3. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,

4. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,

5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,

6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,

7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

4. Sposób obliczenia ceny:

Cena stanowi pełny koszt brutto związany z przeprowadzeniem audytu finansowego i określana jest przez Oferenta wg wzoru:

„Oferent wycenia pełny koszt usługi badania finansowego na kwotę ”

Cena stanowi łączną wartość brutto podaną w PLN wraz z podatkiem VAT za cały przedmiot zamówienia opisany w pkt. I.

5. Inne istotne elementy związane z realizacją zamówienia:

1. rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN,

2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą aktualnego (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS

3. Wymagany termin zawarcia umowy na wykonanie usługi: do 19.04. 2022 r;

4. Wymagany termin przeprowadzenia audytu pomiędzy 19.04-22.05.2022 r.

5. Wymagany termin dostarczenia raportu audytu finansowego: do 22.05.2022 r.

6. Termin złożenia oferty: ofertę należy przesłać w formie elektronicznej na adres fundacja@civispolonus.org.pl wraz z niezbędnymi załącznikami w terminie do dnia 12.04.2022 r do godz.23:59

6. Kryteria oceny i wyboru ofert:

Kryteria oceny ofert:

1. Termin wykonania
2. Cena
3. Doświadczenie w zakresie realizacji usług audytu finansowego w organizacjach pozarządowych

7. Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania oraz nie dokonania wyboru żadnej oferty, jak również do przesunięcia terminu na składanie ofert, bez podania przyczyny. Wykonawcom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia ani uprawnienia wobec Zamawiającego.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ocena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania.

3. Zamawiający powiadomi do dnia 15.04.2022 r. tylko wybranego wykonawcę, o wyborze jego oferty.

4. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

5. Ustawa prawo zamówień publicznych nie znajduje zastosowania do niniejszej procedury.